Xây dựng thói quen an toàn cho cả nhóm

Quy định an toàn nằm trên giấy. Thứ thật sự quyết định hành vi hằng ngày là cách mà nhóm làm việc coi điều gì là bình thường.

Vì sao chuẩn mực nhóm mạnh hơn quy định

• Người ta làm theo những gì thấy xung quanh.
• Không theo những gì đọc trên giấy.
• Nếu cả nhóm làm tắt thì người mới làm theo.
• Nếu cả nhóm giữ quy tắc thì người mới cũng vậy.
• Chuẩn mực hình thành nhanh và khó đổi.

Mục thứ ba là cơ chế lan truyền và nó hoạt động trong vài ngày đầu của người mới.

Vai trò của người có kinh nghiệm

• Người mới học theo những gì họ thấy.
• Không theo những gì được dạy.
• Một người lâu năm không đeo bảo hộ vô hiệu hoá cả buổi đào tạo.
• Họ là người định ra chuẩn mực thật.
• Dù không ai giao vai trò đó cho họ.

Mục thứ ba là thực tế đáng chú ý và nó cho thấy sức nặng của hành vi so với lời nói.

Với người mới

• Hướng dẫn kỹ trong giai đoạn đầu.
• Nói cả lý do chứ không chỉ quy tắc.
• Cho biết các nguy hiểm cụ thể.
• Khuyến khích hỏi.
• Kèm cặp trong thời gian đầu.
• Không để họ tự mò.

Mục thứ hai tạo khác biệt lớn vì quy tắc có lý do thì được giữ, còn quy tắc không hiểu thì bị bỏ.

Vì sao người mới ngại hỏi

• Sợ bị coi là kém.
• Muốn chứng tỏ.
• Không biết mình không biết gì.
• Thấy người khác làm nhanh nên làm theo.
• Cần được chủ động hỏi han.

Mục cuối là việc người cũ nên làm vì chờ người mới hỏi thường không hiệu quả.

Họp ngắn đầu ca

• Vài phút trước khi bắt đầu.
• Hôm nay làm gì.
• Có nguy hiểm gì đặc biệt không.
• Ai làm ở đâu.
• Có gì thay đổi so với hôm qua.
• Nhắc lại điểm cần chú ý.

Mục thứ năm là phần quan trọng nhất vì thay đổi là lúc nguy cơ tăng.

Nhắc nhau thế nào cho hiệu quả

• Nhắc riêng thay vì trước đám đông.
• Nói về hành vi cụ thể.
• Không nói về con người.
• Ngắn gọn.
• Như sự quan tâm chứ không phải chỉ trích.
• Không lặp lại nhiều lần trong ngày.

Mục đầu tiên quyết định người kia tiếp nhận hay phòng thủ.

Khi được nhắc

• Không phản ứng phòng thủ.
• Cảm ơn.
• Điều chỉnh.
• Người nhắc đang chịu rủi ro xã hội.
• Phản ứng tốt khuyến khích lần sau.

Mục thứ tư là điều đáng ghi nhận vì việc nhắc người khác không dễ chút nào.

Vì sao ít người nhắc nhau

• Ngại làm mất lòng.
• Sợ bị coi là soi mói.
• Nghĩ không phải việc của mình.
• Thấy người khác cũng không nhắc.
• Sợ bị nhắc lại.

Mục thứ tư là vòng lặp im lặng và nó cần một người phá vỡ để thay đổi.

Về áp lực tiến độ

• Là yếu tố mạnh nhất phá vỡ thói quen an toàn.
• Không giải quyết được bằng nỗ lực cá nhân.
• Cần nêu ở mức tổ chức.
• Nêu cụ thể và gắn với rủi ro.
• Nhiều người cùng nêu thì có trọng lượng hơn.

Mục thứ hai là điều cần được thừa nhận vì đổ hết trách nhiệm lên cá nhân trong hoàn cảnh đó là không công bằng.

Khi quy định không khả thi

• Quy định làm đúng thì không kịp.
• Hoặc thiếu dụng cụ để làm đúng.
• Mọi người sẽ tự bỏ qua.
• Nêu ra thay vì im lặng làm tắt.
• Đề xuất cách làm khả thi hơn.
• Quy định bị bỏ qua thì vô dụng.

Mục cuối là điều đáng nói với người quản lý vì một quy định không ai làm theo không bảo vệ được ai.

Báo cáo sự cố suýt xảy ra

• Là nguồn thông tin rẻ nhất.
• Cần môi trường không trừng phạt người báo.
• Khuyến khích thay vì trách.
• Xử lý và phản hồi lại.
• Nếu báo mà không ai làm gì thì lần sau không ai báo.

Mục cuối là lý do phần lớn hệ thống báo cáo trở thành hình thức.

Những thói quen nhỏ đáng xây

• Nhìn quanh trước khi bắt đầu.
• Kiểm tra thiết bị trước khi dùng.
• Dọn ngay thứ gây trơn trượt.
• Báo ngay khi thấy hỏng hóc.
• Cất dụng cụ sau khi dùng.
• Nhắc nhau khi thấy nguy hiểm.

Mỗi việc chỉ tốn vài giây nhưng cộng lại chúng tạo ra khác biệt lớn về mức rủi ro.

Điều đáng nhớ nhất

• Chuẩn mực nhóm mạnh hơn quy định trên giấy.
• Người mới học theo những gì họ thấy.
• Nhắc riêng và nói về hành vi cụ thể.
• Áp lực tiến độ cần nêu ở mức tổ chức.
• Quy định không khả thi thì sẽ bị bỏ qua.

Mục thứ hai là điều đáng nhớ nhất với người làm lâu năm vì họ đang dạy người mới mà không biết.

Câu hỏi thường gặp